手紙営業代行会社は、成約率アップに効果的な「CXOレター」に関する業務を代行してくれる会社です。決裁者の心を動かすようなCXOレターを作成してくれるため、自社のリソースを節約しながらターゲット企業の決裁者にアプローチできるようになります。
今回は、手紙営業代行会社の利用を具体的に検討した営業担当者様や企業経営者様に向けて、手紙営業代行サービスの導入が望ましい場面や利用するメリット、実際に利用する際の注意点を解説します。
手紙営業代行会社の導入が望ましい場面とは？
はじめに手紙営業代行会社の導入が望ましい場面をご紹介します。自社の状況と照らし合わせながら確認しましょう。
新規市場へ進出する場面
新しい市場へ進出を考えている状況は、手紙営業代行会社の導入が望ましい場面といえます。なぜなら、これまで自社の商材を展開したことのない新規市場では、十分なノウハウや経験が蓄積していない可能性があるからです。ターゲット市場のトレンドなどを十分に把握していないと、効果的な営業ができないかもしれません。
また新規市場では、トラブルを予期したり発生したトラブルに適切に対応したりといった場面に遭遇することもあるでしょう。手紙営業代行会社のサポートを得ながら、徐々に業界のシェアを伸ばしていく方が有効と考えられるのです。
大手企業と商談の機会を持ちたい場合
手紙営業代行会社を利用することで、大手企業と商談の機会を持ちやすくなります。手紙営業には企業の決裁者やその近くにいるキーマンに直接アプローチできるという特徴があるからです。
決裁者と商談の機会を持つことは、ビジネスの成約率に大きな影響を及ぼします。しかし、アプローチしたい企業の規模が大きくなればなるほど、決裁者と商談の機会を持つことは困難になるでしょう。手紙営業を専門に取り扱っている手紙営業代行会社を導入すれば、商談実現までにかかる時間や労力を節約できます。
人材不足が課題となっている場面
少子高齢化が進む現在の日本では、人材不足が課題となっている企業も多いのではないでしょうか。そのような場面も手紙営業代行会社の導入が望ましいケースです。なぜなら効果的なCXOレターの作成から送付までには一定の時間や労力がかかるため、人手が足りない現場では十分な成果を発揮しにくいからです。
営業の生産性を高めるためには、中核となる業務に労力を集中することが大切です。しかし、CXOレターの作成にかかる全ての工程を、1人または少数の営業マンが担当するとなれば、担当者の負担は大きくなるでしょう。その結果、商談の成功率を高める業務に集中できない可能性があります。
手紙営業代行会社を利用するメリット
手紙営業代行会社の導入が望ましい場面において、実際に代行会社を利用したらどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的なメリットを4つご紹介します。
決裁者にアプローチできる
手紙営業を活用するメリットとして、決裁者に直接アプローチできることが挙げられます。手紙営業代行会社は、ターゲット企業の決裁者またはキーマンに向けて、商談の機会創出を目的としてCXOレターを送付してくれるため、従来の営業手法よりも商談化率のアップを見込めるのです。
一方、従来の手法であるテレアポや飛び込み営業でアプローチをかける場合、受付や担当者と接点を持つケースが増えるため、決裁者までの距離が遠いと感じるかもしれません。担当者から決裁者に話を通してもらって、はじめて決裁者と商談の機会をもてるわけですから、少なくない手間や時間が発生します。
自社のリソースを節約できる
自社の貴重なリソースを節約できる点も、手紙営業代行会社を利用するメリットです。手紙営業代行会社を利用すると、ターゲット企業のキーマンリサーチやCXOレターの代筆から発送まで代行を依頼できます。
その結果、空いたリソースを活用して、商談の成功率を上げるための業務に集中できるようになります。商談に欠かせない資料作りや提案内容の精査に注力したり、クロージングやアフターフォローといった業務に取り組んだりできるのです。
手紙営業を成功させるためには、ターゲット企業の決裁者の心を動かすような手紙を作成する必要があります。宛名や文面を手書きで丁寧に作成したり内容にも工夫を凝らす必要があるでしょう。
文章や見た目が美しくなる
CXOレターを作成する際には、文章や見た目にも配慮が必要となります。具体的には、手紙の文字を丁寧に書いたり決裁者が読みやすいように改行の位置を工夫したりして、決裁者の評価につながるように配慮しなくてはいけません。ビジネス文書で見かけるような文字フォントだったり、改行がなく読みづらい書面であったりすれば、決裁者が読む気をなくすおそれがあります。
手紙営業代行会社において、CXOレターを手書きする担当者は、決裁者の評価につながる手紙を作成できる専門スタッフです。CXOレターにふさわしい挨拶文や敬語などを使用して読みやすい文章を作成してくれます。
開封率アップが期待できる
開封率アップを期待できる点も、手紙営業代行会社に依頼するメリットです。
決裁者のもとへは、日々大量のDMや手紙が送付されていると予想されます。もしも自社のCXOレターが、企業名が入っただけの封筒だったりすると、他企業の営業封筒と一緒に埋もれてしまうでしょう。
どんなに時間をかけて中身に工夫を施した手紙も、開封して読んでもらわなければ意味がありません。そこで、手紙代行会社では、手紙の「外側」にも趣向を凝らし、決裁者の目に留まるような開封されやすいCXOレターを作成してくれるのです。さらに、決裁者の目に留まるように切手や封筒の選定といった細部にまで気を配ってくれる点も大きなメリットです。
手紙営業代行会社を利用する際の注意点
続けて、手紙営業代行会社を利用する際の注意点も確認しましょう。
サポートの範囲を確認する
手紙営業代行会社を利用する際は、代行会社のサポート範囲を確認しましょう。サポートの範囲によっては、自社で対応しなくてはいけない業務が発生します。あらかじめ自社の状況やリソースと相談して、営業代行会社に依頼したい範囲を決めておくと、スムーズな導入や運用につながります。
情報の取り扱い方法を決めておく
営業代行会社は業務上知り得た情報に対して守秘義務を負っています。しかし、管理体制が不十分だったりして、取引先に関する個人情報が流出してしまう可能性もないわけではありません。そこで、手紙営業代行の実績がある会社を選んだり、情報の取り扱いに関して記載した契約を交わしておいたりといった対策を行って、リスク管理を徹底しましょう。
コミュニケーションが円滑な代行会社を選ぶ
手紙営業代行会社を比較検討する際は、コミュニケーションが円滑に進む会社を選ぶことも大切です。円滑なコミュニケーションとは、お互いの意思疎通をストレスなく行えることを意味します。もしも、相談や連絡が思うようにとれなかったりお互いの考えに頻繁に誤解が生まれたりするようであれば、商談につながるよう手紙営業ができないかもしれません。
「こちらの話をよく聞いてくれる担当者がいる」「レスポンス速度に満足のいく」「礼儀マナーがある」といった点をチェックして、コミュニケーションをスムーズに行える代行会社を選ぶのがよいでしょう。
統括
手紙営業代行会社の導入が望ましい場面や利用するメリット、注意点について解説してきました。新規市場へ進出を考えている際や大手企業と商談の機会を持ちたいとき、あるいは人材不足が課題となっている場合は、ぜひ営業代行会社の導入を検討してみてください。
そして、現在の自社の状況や課題と手紙営業代行会社を利用するメリットを照らし合わせていただければ、手紙営業代行会社を導入すべきかどうかの参考になるはずです。本記事が、手紙営業代行会社の導入を検討している担当者様のお役に立てば幸いです。
